採購業務報告
壹、採購法所稱採購
依採購法第二條規定「本法所稱採購，指工程之定作、財物之買受、定製、承租及勞務之委任或僱傭等。」
一、採購法所稱工程、財物及勞務採購範疇
(一)所稱工程，指在地面上下新建、增建、改建、修建、拆除構造物與其所屬設備及改變自然環境之行為，包括建築、土木、水利、環境、交通、機械、電氣、化工及其他經主管機關認定之工程。
(二)所稱財物，指各種物品（生鮮農漁產品除外）、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利及其他經主管機關認定之財物。
(三)所稱勞務，指專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力及其他經主管機關認定之勞務。
二、本校採購之經辦作業劃分
依採購法及本校工程、財物、勞務採購作業實施要點規定工程、財物、勞務採購之經辦作業劃分：
(一)工程採購指在地面上下新建、增建、改建、修建、裝修、拆除構造物與其所屬設備及改變自然環境之行為，包括建築、土木、水利、環境、交通、機械、電氣、化工及其他經主管機關認定之工程。工程採購本校由營繕組辦理。
(二)財物指各種物品、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利及其他經主管機關認定之財物。
勞務指專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力及其他經主管機關認定之勞務。
財物及勞務採購本校由由採購組辦理。
(三)本校採購要點所稱之採購單位，指屬工程採購（包括因工程衍生之財物及勞務採購）由營繕組辦理；屬非工程衍生之財物及勞務採購由採購組辦理。
貳、採購組業務範圍
本組採購項目及業務內容包括：各系所採購教學研究儀器、器材及事務性之財物設備、一般勞務委託案件、研討會食宿活動、設備場地租借、國外採購結匯、開發信用狀、進口教育研究用品免稅、儀器設備輸入許可証、貨物運送保險、報關提貨等。
一、小額採購，單位自行辦理採購
採購金額10萬(含)以下者，係屬小額採購，若所買財物不屬集中採購項目之物品，經使用單位主管核定後，由使用單位自行辦理。
二、10萬以上由採購組辦理採購
本校採購金額10萬以上之財物及勞務採購案採購程序均需透過本組辦理。
三、集中採購
採購金額10萬(含)以下者，若所買財物屬集中採購項目之物品，應依政府採購法相關子法-共同供應契約實施辦法規定購買。
(一)集中採購項目
電腦週邊設備(印表機、不斷電系統、掃描器、電腦軟體)、彩色數位相機、數位攝影機、印表機回收再利用碳粉匣、冷氣機、電冰箱、飲水機、彩色電視機、公務車輛、公務車輛租賃、公務機車、電動輔助自行車、影印機及二手影印機租賃、傳真機、投影機、辦公桌、辦公椅、公文櫃、屏風、電腦及伺服器（個人電腦、顯示器、顯示卡、筆記型電腦、伺服器、燒錄器、網路附加儲存系統、精簡型電腦、護目鏡）、機關內部中英文雙語標示牌、影印紙、五金日常用品、高效率省能照明設施、警衛勤務、駕駛人力服務、印刷服務(信封、公文封、公文袋)、油品等等………。
(二)不利用共同供應契約要有正當理由
本校申請單位若有正當理由可不利用共同供應契約，可填寫不利用共同供應契約申請表，經主管核准且簽准後，送採購組彙整，由採購組發函通知立約機關，始可自行採購，在採購組網頁之集中採購中有相關訊息供參考。(網址ttp://my.nthu.edu.tw/%7Epurchase/)
(三)由各單位主管審核不利用共同供應契約正當理由：
1.規格不符（請詳述理由）
2.價格較便宜(要附估價單或報價單)
3.舊合約到期新合約尚未訂定(通常是集中採契合約到期)
4.交貨期太長，急需採購（限特殊狀況）
5.已另行公開辦理招標
(四)正當理由可不利用共同供應契約:
1.正當理由如規格不同，請申請單位確實查證集中採購規格中真的沒有此規格，因某單位曾填寫不利用共同供應契約申請，理由是集中採購規格中沒有需用規格，中信局(目前改為台灣銀行購料處)因此特別發函告知集中採購中有某單位申請不利用共同供應契約所填之規格。
2.集中採購項目若屬數量（或總金額）未達契約最低限制，採購組會簽學校核准後發通案發文報備數量（或總金額）未達契約最低限制之採購案不利用，請購單位可自行採購，毋須簽不利用共同供應契約，以提高本校行政效率。
(五)集中採購電子下訂訂購程序：
1.10萬(含)元以下集中採購電子下訂訂購程序:
本校採購組網頁點集中採購，填具共同供應契約請購單，
進入行政院公共工程委員會共同供應契約電子採購系統http://sucon.pcc.gov.tw/網頁，依據清華大學使用共同供應契約電子採購系統代碼表（詳採購組集中採購網頁）提供之各單位代碼進入作業(欲採購產品之立約商「選取」→購物車「選取」→填入預算金額及數量→在「放入購物車」，「選取」商品→「產生為請購單」，再填入請購人資料及送貨地點)。完成後在進入「採購作業＞請購單管理」選項，列印書面「共同供應契約採購請購單」。請購單位主管於「共同供應契約採購請購單」核准後，影印一份訂購單送至處、院、室、館中心代為下訂。
2.10萬元以上集中採購電子下訂訂購程序:
請購單位除依10萬(含)元以下集中採購電子下訂訂購程序，填「共同供應契約採購請購單」外，尚需至採購系統填採購申請單，會採購組、保管組（水電安全性評估加會營繕組、事務性財物加會環安中心做綠色採購認定）、會計室審查，並經校長或其授權人員核准後，交由採購組電子下訂。
為讓申請單位更熟悉集中採購電子下訂程序，預計97年5月再辦理兩梯次教育訓練，每梯次3小時，共計6小時之訓練課程。
(六)不採購集中採購項目超過10萬，仍需由採購組採購:不採購集中採購項目超過10萬，除依規定填不利用共同供應契約申請書，經簽准後由採購組發函通知立約機關外，採購組仍依本校採購金額10萬以上之財物及勞務採購案採購程序辦理採購作業。
四、辦理國外採購金額10萬(含)以下，採購組可配合辦理付款、提貨:
辦理國外採購金額10萬(含)以下，若需採購組配合辦理付款、提貨等事宜，應送採購申請單及相關表件會簽採購組後辦理。
參、採購案內購、外購之分:
一、國外採購:
採購案在決標後需要結匯、開發信用狀、辦理進口教育研究用品免稅、儀器設備輸入許可証、貨物運送保險、報關提貨等作業。錢是付給國外廠商，一般開發信用狀(L/C)，國外廠商出貨後，就可以把錢領走，核銷時國外廠商開INVOICE。
二、國內採購:
採購案總價含稅決標，得標廠商開國內發票，錢是付給國內廠商。
三、建議申請單位若所買實驗儀器為國外採購，金額大的儀器，請不要直接向國外廠商直接外購，最好有台灣廠商代理。
(一)直接外購問題多
直接外購之儀器，議價是由申請單位使用人以電子信件與國外廠商議訂價格條款並定約。若付款條件是預付(錢已進國外廠商銀行帳號中)或開發信用狀(L/C)，萬一貨到開箱，儀器已損毀不能用，但國外廠商出貨後，就把錢領走，將造成索賠程序繁瑣或求償無門。
案例一:
機關某單位直接外購之儀器要求是可自動轉動之功能，儀器是可以轉動但要手動，因規格及議約是由機關某單位以電子信件與國外廠商定約，可能對自動轉動之功能，認知有誤差。
案例二:
機關某單位直接向國外購買之儀器，儀器送到機關某單位開箱，儀器就損毀不能用，尚需再運回國外廠商處修理，且國外廠商出貨，儀器在何時損毀，是國外貨運公司問題，還是在國內報關、提貨問題或是貨送至機關某單位途中損毀，都需要釐清責任歸屬，並請求賠償，但因某單位計劃執行期限已到，造成很大之困擾。
(二)國外採購有代理商問題好解決
案例:
機關某單位，所買實驗儀器非常先進，剛開始國內無廠商代理，後經某單位教授洽談有廠商願意代理，故實驗儀器一些狀況皆有代理商出面處理，某單位教授除有先進儀器可用並且可專心作研究。
肆、採購前注意事項
一、 有無經費
二、 不得規避採購法之適用，不得分批辦理超過新台幣10萬元以上之採購以10萬元以下之小額採購方式辦理。
三、 需求(規格書)如果訂有特殊狀況必需告知採購組，以便在符合法規下買到最符合需要之物品。
(一)例如買測試機器、舊品(二手貨)、實驗儀器相關附件或設備後續擴充等狀況。
(二)因為保障學校最大之福祉，本校購買儀器一定要求新品，因曾有機關採購案，招標文件未規定新品，得標廠商繳二手貨並說招標文文件未規定不可繳舊品。
四、原採購之後續擴充，採購時請告知
如勞務採購如清潔維護，儀器維護合約有後續擴充，例如清潔維護一年預算20萬，想後續擴充3年，採購組可協助在第一次上網公告時採購金額公告80萬(一年預算加後續擴充3年) ，該案下次採購就可依採購法22條第1項第7款限制性招標。如財物採購因第一年經費不夠只有110萬，未來後續增購或擴充設備或儀器要30萬，採購組可協助在第一次上網公告時，採購金額公告140萬(110萬加30萬)，該案下次採購後續增購或擴充設備或儀器，就可依採購法22條第1項第7款限制性招，故請先行告知可簡化採購程序。
伍、採購作業時間
一、100萬(含)以上(公告金額)之採購申請表應經校長核准依公開招標最低標決標採購案 ---採購流程時間約需27日。
二、10-100萬(未達公告金額)之採購申請表應經校長核准公開取得報價單或企劃書招標最低標決標採購案 ---採購流程時間約需15日。
三、詳細時間流程如所附、清華大學採購流程時間資料
陸、訂規格注意事項
一、申請單位訂規格、需求很重要，但注意不要違反採購法第6條「機關辦理採購，應以維護公共利益及公平合理為原則，對廠商不得為無正當理由之差別待遇。」除採購法41條及政府採購法施行細則第43條規定，廠商對招標文件內容有疑義，在招標文件規定之日期前，以書面向招標機關請求釋疑。廠商尚有下列幾個方式可提異議及申訴:
(一)廠商與學校間之招標、審標、決標、訂約、履約及驗收之爭議，得依政府採購法及相關規定向本校提出異議或向行政院公共工程委員會採購申訴審議委員會提出申訴或履約(請注意履約管理部分由使用單位管理，10-100萬以下驗收程序亦由使用單位依規定辦理)爭議調解。
(二)其他方式：
1.中央採購稽核小組
2.法務部調查局新竹市調查站
3.教育部政風處
4.教育部採購稽核小組
二、採購法第26條規定「機關辦理公告金額以上之採購，應依功能或效益訂定招標文件。其有國際標準或國家標準者，應從其規定。機關所擬定、採用或適用之技術規格，其所標示之擬採購產品或服務之特性，諸如品質、性能、安全、尺寸、符號、術語、包裝、標誌及標示或生產程序、方法及評估之程序，在目的及效果上均不得限制競爭。招標文件不得要求或提及特定之商標或商名、專利、設計或型式、特定來源地、生產者或供應者。但無法以精確之方式說明招標要求，而已在招標文件內註明諸如「或同等品」字樣者，不在此限」。
(一)規範無法以精確之方式說明招標要求，請加註如「或同等品」字樣。未加註者，與採購法第26條暨施行細則第25條規定未符及有政府採購法行為錯誤態樣「三、規格限制競爭(三)公告金額以上之採購指定特定廠牌之規格或型號或特定國家或協會之標準而未允許同等品。」之慮。
(二)規格需提到廠牌:
規格若需提到廠牌，需提A或B或C廠牌或同等品，符合採購法第26條規定。
(三)不要抄襲特定廠商之規格:
購案在擬訂規格時仍需注意並符合採購法第六條，以免有政府採購法行為錯誤態樣「三、規格限制競爭(一) 抄襲特定廠商之規格資料」情事發生之慮。
(四)超出需求或與需求無關之規格
購案在擬訂規格時仍需注意並符合採購法第6條以免有政府採購法行為錯誤態樣「三、規格限制競爭(二) 超出需求或與需求無關之規格」情事發生之慮。
1.開規格不可要求
(1)不可要求投標時須檢附原廠製造證明、原廠代理證明、原廠願意供應證明、原廠品質保證書。建議可以得標驗收要求廠商附出廠證明或新品證明等。
(2)不可要求限定國內廠商投標時須檢附與國外廠商技術合作之證明。
(3)不可要求限取得正字標記而未允許同等品競標，或以ISO9000系列驗證證書作為產品規範。
2.「原廠」問題
本校各單位開規格常要求原廠製造證明、原廠代理證明、原廠願意供應證明、原廠品質保證書。「原廠」證明非採購法及「投標廠商資格與特殊或巨額採購認定標準」所得擇定之投標廠商資格文件，其如規格書要求原廠……………，未符採購法第六條規定。
案例:
某單位採購伺服器等電腦相關設備，規格中要求「原廠」證明之規範，經教育部採購稽核小組糾正在案。
柒、如何提出採購並填採購申請單
一、採購系統-本校會計系統與採購系統已正式整合，申請單位可自行預算控制、計劃管理，能查詢購案執行狀況及採購案各項處理步驟說明。使學校各單位在申請採購案及經費控管，將更可事半功倍更有效率。
二、採購管理系統-請購作業
首先由使用單位上<會計系統>-網路請購作業，填具「採購申請單」併同規格書，會採購組、保管組（水電安全性評估加會營繕組、事務性財物加會環安中心做綠色採購認定）、會計室審查，並經校長或其授權人員核准後，交由採購組依相關規定續辦。本組網頁(http://my.nthu.edu.tw/%7Epurchase/)中分列申請表格、採購管理系統-請購及查詢作業專區、10-100萬及100萬以上等欄位提供相關訊息供同仁參考使用。
三、各單位請購作業分2個途徑：
(一)預算管理者à有權限者,在<會計系統>直接請購並填寫採購單基本資料—>存入並列印後, 由申請人簽章, 再依流程跑案。
(二)非預管者無權至會計系統作業人員(教職員或學生皆可)à請至本校校務資訊系統依各人之帳號密碼登入à點選校內其它系統中的採購組採購系統—可預作採購申請單à製作範本後可轉寄給預算管理者並由其在<會計系統>作預算請購並引用此範本後存入。可選擇由預管者列印或由請購人員在校務資訊系統內看到己在會計系統請購成功之<請購單編號>點選列印並簽章後跑案。
四、<採購系統>之功能有：
有關採購管理系統-請購作業，申請單位可自行預算控制、計劃管理，能查詢購案執行狀況及採購案各項處理步驟說明。預計97年3月再辦理兩梯次教育訓練，每梯次3小時，共計6小時之訓練課程，讓申請單位熟悉採購管理系統-請購作業事宜。
五、採購案件請儘早提出請購
各單位提出財物及勞務採購案採購請購，採購申請單需會送採購組、保管組、會計室、總務長審查，並經校長或其授權人員核准後，採購申請單務必送回採購組，由採購組辦理依相關規定辦理上網公告、等標截標、開標、決標、簽約、履約、交貨、驗收及核銷等程序，必須有足夠之採購及作業執行時間，否則恐將無法如期完成採購案件，故請使用單位應及早提出採購案之請購。
六、等標期限
(一)採購金額100萬以上第一次至少等標期14日、查核金額21日。
(二)採購金額10至100萬第一次等標期5至7日。
捌、招標方式或決標方式
一、招標方式以採購金額來區分，招標方式有:
(一)公告金額(100萬)採購，有公開上網公告案稱為公開招標。
(二)未達公告金額(10-100萬)採購，有公開上網公告案稱為公開取得廠商報價或企劃書。
(三)採購方式選擇不公告或限制規格之招標方式稱為限制性招標或選擇性招標。
二、決標方式有最低標、複數決標、最有利標、準用最有利標、取最有利標精神。
三、採購金額100萬(含)以上
(一)公開招標最低標決標
(二)限制性招標最低標決標
(三)公開招標最有利標決標—需報教育部核准
評選委員5至17人、校外委員需3分之1。
公開招標最有利標決標、又可分為兩種決標方式
--異質性採購最低標決標方式及異質性採購最有利標決標方式。
最有利標方式辦理程序:
1. 財物採購或勞務採購案件都可適用，申請單位需報教育部核准，送採購申請單、規格書書等文件，俟採購案經核准後(可以報教育部核准及成立購案同時進行)，須依法成立工作小組，其相關單位分工方式為由申請單位及採購組共同擬定招標文件草案。
2. 第一階段由申請單位遴選委員成立採購評選委員會，召開第一次評選會議，訂定或審定招標文件之評選項目、評審標準、評定方式及其他依法應規定之項目。
3. 第二階段為，俟申請單位完成第一次採購評選委員會議結論後，由採購組依其結論辦理招標作業等相關事宜，即由採購組辦理招標暨開標程序。
4. 第三階段為工作小組就投標廠商企劃書資料擬具初審意見後，由採購組召開第二次採購評選會議並辦理決標訂約等程序。公開招標最有利標第一次招標達三家才可開標決標，第二次招標不受三家限制。
(四)限制性招標準用最有利標決標—依採購法22條第一項第九款招標採公開評選方式辦理，評選委員5至17人、校外委員需3分之1。
限制性招標準用最有利標方式辦理程序:
1.勞務採購案件才適用，申請單位送採購申請單、規格書書等文件，俟採購案經核准後，須依法成立工作小組，其相關單位分工方式為由申請單位及採購組共同擬定招標文件草案。
2.第一階段由申請單位遴選委員成立採購評選委員會，召開第一次評選會議，訂定或審定招標文件之評選項目、評審標準、評定方式及其他依法應規定之項目。
3.第二階段為，俟申請單位完成第一次採購評選委員會議結論後，由採購組依其結論辦理招標作業等相關事宜，即由採購組辦理招標暨開標程序。
4.第三階段為工作小組就投標廠商企劃書資料擬具初審意見後，由採購組召開第二次採購評選會議並辦理決標訂約等程序。限制性招標準用最有利標決標第一次招標不受三家限制。
四、採購金額10萬以上至100萬
(一)公開取得廠商報價最低標決標
為執行中央規定電子領標率達百分之95規定，95年1月起採購金額10萬以上至100萬採購申請案經校長核准後，再回採購組公告並作電子領標作業，截至目前本校採購電子領標達成率已達百分之百。因採購案都經校長核准後，再由採購組公告，故目前購案第1次公告未達3家廠商報價，採購組將依中央機關未達公告金額採購招標辦法第3條規定，改採限制性招標開標，以節省採購時程，提高本校之執行率。
(二)公開取得廠商報價或企劃書取最有利標精神決標
----組校內評審小組3至5人，一般多用於勞務採購。
(三)限制性招標最低標決標
五、何謂限制性招標:
(一)所謂限制性招標就是限制很多的招標方式。
(二)符合採購法22條以限制性招標方式辦理者，應由使用單位，簽奉校長或其授權人員核准後，由採購組依相關規定辦理。
(三)限制性招標有兩種，一種是不經公開程序直接找廠商議價，另一種就是公開徵求或公開評選方式辦理。
(四)本校常用限制性招標條款
本校各單位較常用採購法22條之款項舉例說明如下：
1.依採購法22條第一項第一款規定: 採購案符合以公開招標公告程序辦理結果，無廠商投標或無合格標，且以原定招標內容及條件未經重大改變者。申請單位需填限制性招標理由書至採購組辦理。
2.依採購法22條第一項第二款規定:採購案符合屬專屬權利、獨家製造或供應、藝術品、秘密諮詢，無其他合適之替代標的者。所稱專屬權利，指已立法保護之智慧財產權。但不包括商標專用權。申請單位除附採購申請單、規格書及限制性招標理由書並敘明無其他合適之替代標的之理由，尚需附專屬權利、獨家製造或供應之證明。
3.依採購法22條第一項第三款規定遇有不可預見之緊急事故，致無法以公開或選擇性招標程序適時辦理，且確有必要者。申請單位除附採購申請單、規格書及限制性招標理由書敘明遇有不可預見之緊急事故，以致無法以公開程序辦理之原因或理由。
4.依採購法22條第一項第四款規定:原有採購之後續維修、零配件供應、更換或擴充，因相容或互通性之需要，必須向原供應廠商採購者。申請單位除附採購申請單、規格書及限制性招標理由書外，尚需附原有採購之維修(例如合約書)、財產證明影本等資料。
5.依採購法22條第一項第五款規定:屬原型或首次製造、供應之標的，以研究發展、實驗或開發性質辦理者。 所稱供應之標的，包括工程、財物或勞務；所稱以研究發展、實驗或開發性質辦理者，指以契約要求廠商進行研究發展、實驗或開發，以獲得原型或首次製造、供應之標的，並得包括測試品質或功能所為之限量生產或供應。但不包括商業目的或回收研究發展、實驗或開發成本所為之大量生產或供應。 申請單位除附採購申請單、規格書及限制性招標理由書外，尚需附以契約要求廠商進行研究發展、實驗或開發之契約書等資料。
6.依採購法22條第一項第七款規定:原有採購之後續擴充，且已於原招標公告及招標文件敘明擴充之期間、金額或數量者。
(五)限制性招標需要公開徵求評選
1.採購法22條第一項第九款委託專業服務、技術服務或資訊服務，經公開客觀評選為優勝者。
2.依採購法22條第一項第二款、第四款或第五款招標，有必要亦可採限制招標性公告徵求方式辦理。
玖、訂底價
一、依政府採購法施行細則第五十二條機關訂定底價，得基於技術、品質、功能、履約地、商業條款、評分或使用效益等差異，訂定不同之底價。底價之製訂，不能單憑主觀印象和以往的底價或決標紀錄，否則既不客觀也不合理。底價定得太低，會造成廠商報價偏高廢標。
(一)底價定得太高，則浪費錢財。
(二)本校目前訂定底價，是請申請單位建議一個合理底價，並參考如下述資料：
1.報載行情。 2.市場調查資料。
3.著名工廠廠價。 4.同業公會牌價。
5.過去採購紀錄。參考過去採購案例者，該案例價格之合理性及不同履約時間、環境及條件所可能造成之價格差異。
6.自其他機構調查採購價格。
取得估算底價所須資料後，應經過分析研究，然後參酌採購案的各項條件，加計各項必需費用、利息、稅捐、利潤等計算出價格，經本校授權之議價主持人核定。
二、請申請單位建議合理底價:
案例:
某機關採購網路專業技術援服務標案，第一次招標時有公告預算，為3,600,000元，但底價是2,475,000元，開標時得標廠商第三次減價同意以底價承作決標。但決標隔日得標廠商即行文放棄簽約，理由說明如底價太低、超過公司能承接之營運成本等。在不浪費公帑的原則下，該機關以預算之68折當底價，基於理由是前一年該同樣採購案決標價2,475,000元。該採購標案經第三次招標並經申請單位提高底價至3,350,000元後才決標。未何會以預算之68折當底價，是該單位未注意到該新標案服務項目標及數量有增加，故申請單位建議合理底價很重要。
拾、驗收核銷注意事項:
依本校制定之工程、財物、勞務採購實施要點規定，勞務採購及圖書採購，由採購組辦理採購之開標、比價、議價、決標之採購程序，在完成招標訂約後，其履約管理、驗收及核銷等事宜由使用單位依相關規定辦理。
一、財物採購10萬至100萬以下，廠商交貨並安裝並經申請單位測試完成後，通知採購組辦理核銷程序，本組會製作採購驗收紀錄，請申請單位填寫，如填妥履約日期及蓋章或簽名，請注意驗收紀錄下方主驗及會驗不要同一人，依本校制定之工程、財物、勞務採購實施要點規定，主驗是申請單位主管。並請至校務資訊系統登錄財產增加單後，列印1式2份，並於使用人及使用單位主管處簽章，再送回採購組辦理核銷。
二、財物採購100萬以上，廠商交貨並安裝經申請單位測試完成後，通知採購組辦理驗收程序，本組會安排會驗，請申請單位先至校務資訊系統登錄財產增加單後，列印1式2份，並於使用人及使用單位主管處簽章，再送回採購組，採購組再安排會驗日期，會同有關單位、保管組、會計室驗收後，辦理核銷。
附、清華大學採購流程時間資料
壹、公告金額以上採購
（一）財物及勞務金額100萬以上公開招標最低標決標之採購案
---採購流程時間約需27日
1、購案經校長核准後送交採購組→採購組製作招標資料，確認開標時間及上招標簽等(5日)→會申請單位及會計室(5日--會計室要求會簽時間需給3日)→總務長核准後，上網公告刊登採購公報及電子領標（依法規定2日）→等標期（依法規第一次14日.查核金額21日） →有3家投標，500萬以下由採購組組長主持開標，500萬以上由總務長主持開標(1日)。
2、購案若流標廢標或重新招標，採購所必需之時間另計 (第二次無廠商投標流標則可採限制性招標或直接外購)
3、用公開招標最低標決標第一次決標，購案執行約需27日。
4、所需日數是以工作日計算，購案執行約需時間以一次決標為准，若第二次公告或招標，採購所必需之時間另計。
（二）財物及勞務金額100萬以上公開招標最有利標決標之採購案
---採購流程時間約需59日
1、購案經校長核准及申請單位函報教育部核可後送交採購組→申請單位成立採購評選委員會，尋找及確認評選委員(約10日)→申請單位召開第一次「採購評選委員會」訂定或審定招標文件之評選項目、評審標準及評定方式其他依法應規定之項目（14日）→採購組依其結論作招標作業等相關事宜審查及標單製作.上招標簽(5日) →會申請單位及會計室(5日)→上網公告刊登採購公報及電子領標（2日）→等標期（14日.查核金額21日）→開資格標（1日）→「申請單位」就受評廠商資料擬具初審意見，供「採購評選委員會」委員評選參考（7日）評選會議暨開標及決標簽約（1日）
2、購案若流標、廢標或重新招標，採購所必需之時間另計。
3、所需日數是以工作日計算，購案執行約需時間以一次決標為準，若第二次公告或招標，採購所必需之時間另計。以最有利標決標總計購案執行約需59日。
(三)勞務金額100萬以上限制性招標準用最有利標決標之採購案 ---採購流程時間約需59日
1、購案經校長核准送交採購組及申請單位成立採購評選委員會，尋找及確認評選委員(約10日) →申請單位召開第一次「採購評選委員會」訂定或審定招標文件之評選項目、評審標準及評定方式其他依法應規定之項目（14日）→採購組依其結論作招標作業等相關事宜審查及標單製作.上招標簽(5日) →會申請單位及會計室(5日)→上網公告刊登採購公報及電子領標（2日）→等標期（14日.查核金額21日）→開資格標（1日）→「申請單位」就受評廠商資料擬具初審意見，供「採購評選委員會」委員評選參考（7日）評選會議暨開標及決標簽約（1日）
2、購案若流標、廢標或重新招標，採購所必需之時間另計。
3、所需日數是以工作日計算，限制性招標準用最有利標決標採購案，以最有利標決標總計購案執行約需59日。
(四)購案若符合採購法第22條,可採限制性招標(議價)
—採購流程時間約需13日
購案經校長核准後送交採購組→會審及陳核.附限制性所需文件如專屬權利、獨家製造或供應證明.原有採購之維修、請附財產卡等資料及限制性理由書等（7日）→安排議比價時間（5日）→由採購組長主持議比價及簽約(1日)
貳、財物採購金額10萬到100萬以下之採購案
(一)10-100萬公開取得報價單或企劃書
---採購流程時間約需13日
1、購案經校長核准後送交採購組→審查.製作招標須知及標單等.(5日)→上網公告及電子領標（2日）→等標期（第1次等標期5天3家廠商報價）→由採購組長主持議比價及簽約(1日)
2、所需日數是以工作日計算，10-100萬公開取得報價單或企劃書購案執行約需13日。
*開標時由使用單位在報價單附註「規格符合」或「規格不符合」並說明理，由申請單位自行驗收，採購組核銷
(二)購案若符合採購法第22條,可採限制性招標(議價)
—採購流程時間約需13日
購案經校長核准後送交採購組→會審及陳核.附限制性所需文件如專屬權利、獨家製造或供應證明.原有採購之維修、請附財產卡等資料及限制性理由書等（7日）→安排議比價時間（5日）由採購組長主持議比價及簽約(1日)
參、勞務採購金額10萬到100萬以下之採購案
(一)用公開取得報價單或企劃書.取最低標決標
---採購流程時間約需13日
1、購案經校長核准後送交採購組→審查.製作招標須知及標單等.(5日)→上網公告及電子領標（2日）→等標期（第1次等標期5天3家廠商報價）→由採購組長主持議比價及簽約(1日)
2、所需日數是以工作日計算，公開取得報價單或企劃書購案執行約需13日。
*開標時由使用單位在報價單附註「規格符合」或「規格不符合」並說明理，由申請單位自行驗收核銷
(二)用公開取得報價單或企劃書，取最有利標精神決標
---採購流程時間約需31日
購案經校長核准後送交採購組→審查.製作招標須知及標單等.(5日)→上網公告及電子領標（2日）→等標期（合理期限14日）→申請單位成立採購評審小組審查(申請單位自行決定約7日) →採購組安排議比價（2日）→由採購組長主持議比價及簽約(1日)
肆、採購1元至10萬之外購案
--採購流程時間約需3日
網路下載採購申請表及規格書（採購組網業中）→表格填寫簽章→系所主管簽章→會辦採購組核示→ 會辦會計室有無經費→回採購組辦理→採購組辦理免稅.開狀.報關保險或提貨等事宜
伍、10萬以上集中採購電子訂購業務
--採購流程時間約需9日
採購案交採購組→會審及陳核（7日）→回採購組電子訂購(2日)
依採購法第二條規定「本法所稱採購，指工程之定作、財物之買受、定製、承租及勞務之委任或僱傭等。」
一、採購法所稱工程、財物及勞務採購範疇
(一)所稱工程，指在地面上下新建、增建、改建、修建、拆除構造物與其所屬設備及改變自然環境之行為，包括建築、土木、水利、環境、交通、機械、電氣、化工及其他經主管機關認定之工程。
(二)所稱財物，指各種物品（生鮮農漁產品除外）、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利及其他經主管機關認定之財物。
(三)所稱勞務，指專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力及其他經主管機關認定之勞務。
二、本校採購之經辦作業劃分
依採購法及本校工程、財物、勞務採購作業實施要點規定工程、財物、勞務採購之經辦作業劃分：
(一)工程採購指在地面上下新建、增建、改建、修建、裝修、拆除構造物與其所屬設備及改變自然環境之行為，包括建築、土木、水利、環境、交通、機械、電氣、化工及其他經主管機關認定之工程。工程採購本校由營繕組辦理。
(二)財物指各種物品、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利及其他經主管機關認定之財物。
勞務指專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力及其他經主管機關認定之勞務。
財物及勞務採購本校由由採購組辦理。
(三)本校採購要點所稱之採購單位，指屬工程採購（包括因工程衍生之財物及勞務採購）由營繕組辦理；屬非工程衍生之財物及勞務採購由採購組辦理。
貳、採購組業務範圍
本組採購項目及業務內容包括：各系所採購教學研究儀器、器材及事務性之財物設備、一般勞務委託案件、研討會食宿活動、設備場地租借、國外採購結匯、開發信用狀、進口教育研究用品免稅、儀器設備輸入許可証、貨物運送保險、報關提貨等。
一、小額採購，單位自行辦理採購
採購金額10萬(含)以下者，係屬小額採購，若所買財物不屬集中採購項目之物品，經使用單位主管核定後，由使用單位自行辦理。
二、10萬以上由採購組辦理採購
本校採購金額10萬以上之財物及勞務採購案採購程序均需透過本組辦理。
三、集中採購
採購金額10萬(含)以下者，若所買財物屬集中採購項目之物品，應依政府採購法相關子法-共同供應契約實施辦法規定購買。
(一)集中採購項目
電腦週邊設備(印表機、不斷電系統、掃描器、電腦軟體)、彩色數位相機、數位攝影機、印表機回收再利用碳粉匣、冷氣機、電冰箱、飲水機、彩色電視機、公務車輛、公務車輛租賃、公務機車、電動輔助自行車、影印機及二手影印機租賃、傳真機、投影機、辦公桌、辦公椅、公文櫃、屏風、電腦及伺服器（個人電腦、顯示器、顯示卡、筆記型電腦、伺服器、燒錄器、網路附加儲存系統、精簡型電腦、護目鏡）、機關內部中英文雙語標示牌、影印紙、五金日常用品、高效率省能照明設施、警衛勤務、駕駛人力服務、印刷服務(信封、公文封、公文袋)、油品等等………。
(二)不利用共同供應契約要有正當理由
本校申請單位若有正當理由可不利用共同供應契約，可填寫不利用共同供應契約申請表，經主管核准且簽准後，送採購組彙整，由採購組發函通知立約機關，始可自行採購，在採購組網頁之集中採購中有相關訊息供參考。(網址ttp://my.nthu.edu.tw/%7Epurchase/)
(三)由各單位主管審核不利用共同供應契約正當理由：
1.規格不符（請詳述理由）
2.價格較便宜(要附估價單或報價單)
3.舊合約到期新合約尚未訂定(通常是集中採契合約到期)
4.交貨期太長，急需採購（限特殊狀況）
5.已另行公開辦理招標
(四)正當理由可不利用共同供應契約:
1.正當理由如規格不同，請申請單位確實查證集中採購規格中真的沒有此規格，因某單位曾填寫不利用共同供應契約申請，理由是集中採購規格中沒有需用規格，中信局(目前改為台灣銀行購料處)因此特別發函告知集中採購中有某單位申請不利用共同供應契約所填之規格。
2.集中採購項目若屬數量（或總金額）未達契約最低限制，採購組會簽學校核准後發通案發文報備數量（或總金額）未達契約最低限制之採購案不利用，請購單位可自行採購，毋須簽不利用共同供應契約，以提高本校行政效率。
(五)集中採購電子下訂訂購程序：
1.10萬(含)元以下集中採購電子下訂訂購程序:
本校採購組網頁點集中採購，填具共同供應契約請購單，
進入行政院公共工程委員會共同供應契約電子採購系統http://sucon.pcc.gov.tw/網頁，依據清華大學使用共同供應契約電子採購系統代碼表（詳採購組集中採購網頁）提供之各單位代碼進入作業(欲採購產品之立約商「選取」→購物車「選取」→填入預算金額及數量→在「放入購物車」，「選取」商品→「產生為請購單」，再填入請購人資料及送貨地點)。完成後在進入「採購作業＞請購單管理」選項，列印書面「共同供應契約採購請購單」。請購單位主管於「共同供應契約採購請購單」核准後，影印一份訂購單送至處、院、室、館中心代為下訂。
2.10萬元以上集中採購電子下訂訂購程序:
請購單位除依10萬(含)元以下集中採購電子下訂訂購程序，填「共同供應契約採購請購單」外，尚需至採購系統填採購申請單，會採購組、保管組（水電安全性評估加會營繕組、事務性財物加會環安中心做綠色採購認定）、會計室審查，並經校長或其授權人員核准後，交由採購組電子下訂。
為讓申請單位更熟悉集中採購電子下訂程序，預計97年5月再辦理兩梯次教育訓練，每梯次3小時，共計6小時之訓練課程。
(六)不採購集中採購項目超過10萬，仍需由採購組採購:不採購集中採購項目超過10萬，除依規定填不利用共同供應契約申請書，經簽准後由採購組發函通知立約機關外，採購組仍依本校採購金額10萬以上之財物及勞務採購案採購程序辦理採購作業。
四、辦理國外採購金額10萬(含)以下，採購組可配合辦理付款、提貨:
辦理國外採購金額10萬(含)以下，若需採購組配合辦理付款、提貨等事宜，應送採購申請單及相關表件會簽採購組後辦理。
參、採購案內購、外購之分:
一、國外採購:
採購案在決標後需要結匯、開發信用狀、辦理進口教育研究用品免稅、儀器設備輸入許可証、貨物運送保險、報關提貨等作業。錢是付給國外廠商，一般開發信用狀(L/C)，國外廠商出貨後，就可以把錢領走，核銷時國外廠商開INVOICE。
二、國內採購:
採購案總價含稅決標，得標廠商開國內發票，錢是付給國內廠商。
三、建議申請單位若所買實驗儀器為國外採購，金額大的儀器，請不要直接向國外廠商直接外購，最好有台灣廠商代理。
(一)直接外購問題多
直接外購之儀器，議價是由申請單位使用人以電子信件與國外廠商議訂價格條款並定約。若付款條件是預付(錢已進國外廠商銀行帳號中)或開發信用狀(L/C)，萬一貨到開箱，儀器已損毀不能用，但國外廠商出貨後，就把錢領走，將造成索賠程序繁瑣或求償無門。
案例一:
機關某單位直接外購之儀器要求是可自動轉動之功能，儀器是可以轉動但要手動，因規格及議約是由機關某單位以電子信件與國外廠商定約，可能對自動轉動之功能，認知有誤差。
案例二:
機關某單位直接向國外購買之儀器，儀器送到機關某單位開箱，儀器就損毀不能用，尚需再運回國外廠商處修理，且國外廠商出貨，儀器在何時損毀，是國外貨運公司問題，還是在國內報關、提貨問題或是貨送至機關某單位途中損毀，都需要釐清責任歸屬，並請求賠償，但因某單位計劃執行期限已到，造成很大之困擾。
(二)國外採購有代理商問題好解決
案例:
機關某單位，所買實驗儀器非常先進，剛開始國內無廠商代理，後經某單位教授洽談有廠商願意代理，故實驗儀器一些狀況皆有代理商出面處理，某單位教授除有先進儀器可用並且可專心作研究。
肆、採購前注意事項
一、 有無經費
二、 不得規避採購法之適用，不得分批辦理超過新台幣10萬元以上之採購以10萬元以下之小額採購方式辦理。
三、 需求(規格書)如果訂有特殊狀況必需告知採購組，以便在符合法規下買到最符合需要之物品。
(一)例如買測試機器、舊品(二手貨)、實驗儀器相關附件或設備後續擴充等狀況。
(二)因為保障學校最大之福祉，本校購買儀器一定要求新品，因曾有機關採購案，招標文件未規定新品，得標廠商繳二手貨並說招標文文件未規定不可繳舊品。
四、原採購之後續擴充，採購時請告知
如勞務採購如清潔維護，儀器維護合約有後續擴充，例如清潔維護一年預算20萬，想後續擴充3年，採購組可協助在第一次上網公告時採購金額公告80萬(一年預算加後續擴充3年) ，該案下次採購就可依採購法22條第1項第7款限制性招標。如財物採購因第一年經費不夠只有110萬，未來後續增購或擴充設備或儀器要30萬，採購組可協助在第一次上網公告時，採購金額公告140萬(110萬加30萬)，該案下次採購後續增購或擴充設備或儀器，就可依採購法22條第1項第7款限制性招，故請先行告知可簡化採購程序。
伍、採購作業時間
一、100萬(含)以上(公告金額)之採購申請表應經校長核准依公開招標最低標決標採購案 ---採購流程時間約需27日。
二、10-100萬(未達公告金額)之採購申請表應經校長核准公開取得報價單或企劃書招標最低標決標採購案 ---採購流程時間約需15日。
三、詳細時間流程如所附、清華大學採購流程時間資料
陸、訂規格注意事項
一、申請單位訂規格、需求很重要，但注意不要違反採購法第6條「機關辦理採購，應以維護公共利益及公平合理為原則，對廠商不得為無正當理由之差別待遇。」除採購法41條及政府採購法施行細則第43條規定，廠商對招標文件內容有疑義，在招標文件規定之日期前，以書面向招標機關請求釋疑。廠商尚有下列幾個方式可提異議及申訴:
(一)廠商與學校間之招標、審標、決標、訂約、履約及驗收之爭議，得依政府採購法及相關規定向本校提出異議或向行政院公共工程委員會採購申訴審議委員會提出申訴或履約(請注意履約管理部分由使用單位管理，10-100萬以下驗收程序亦由使用單位依規定辦理)爭議調解。
(二)其他方式：
1.中央採購稽核小組
2.法務部調查局新竹市調查站
3.教育部政風處
4.教育部採購稽核小組
二、採購法第26條規定「機關辦理公告金額以上之採購，應依功能或效益訂定招標文件。其有國際標準或國家標準者，應從其規定。機關所擬定、採用或適用之技術規格，其所標示之擬採購產品或服務之特性，諸如品質、性能、安全、尺寸、符號、術語、包裝、標誌及標示或生產程序、方法及評估之程序，在目的及效果上均不得限制競爭。招標文件不得要求或提及特定之商標或商名、專利、設計或型式、特定來源地、生產者或供應者。但無法以精確之方式說明招標要求，而已在招標文件內註明諸如「或同等品」字樣者，不在此限」。
(一)規範無法以精確之方式說明招標要求，請加註如「或同等品」字樣。未加註者，與採購法第26條暨施行細則第25條規定未符及有政府採購法行為錯誤態樣「三、規格限制競爭(三)公告金額以上之採購指定特定廠牌之規格或型號或特定國家或協會之標準而未允許同等品。」之慮。
(二)規格需提到廠牌:
規格若需提到廠牌，需提A或B或C廠牌或同等品，符合採購法第26條規定。
(三)不要抄襲特定廠商之規格:
購案在擬訂規格時仍需注意並符合採購法第六條，以免有政府採購法行為錯誤態樣「三、規格限制競爭(一) 抄襲特定廠商之規格資料」情事發生之慮。
(四)超出需求或與需求無關之規格
購案在擬訂規格時仍需注意並符合採購法第6條以免有政府採購法行為錯誤態樣「三、規格限制競爭(二) 超出需求或與需求無關之規格」情事發生之慮。
1.開規格不可要求
(1)不可要求投標時須檢附原廠製造證明、原廠代理證明、原廠願意供應證明、原廠品質保證書。建議可以得標驗收要求廠商附出廠證明或新品證明等。
(2)不可要求限定國內廠商投標時須檢附與國外廠商技術合作之證明。
(3)不可要求限取得正字標記而未允許同等品競標，或以ISO9000系列驗證證書作為產品規範。
2.「原廠」問題
本校各單位開規格常要求原廠製造證明、原廠代理證明、原廠願意供應證明、原廠品質保證書。「原廠」證明非採購法及「投標廠商資格與特殊或巨額採購認定標準」所得擇定之投標廠商資格文件，其如規格書要求原廠……………，未符採購法第六條規定。
案例:
某單位採購伺服器等電腦相關設備，規格中要求「原廠」證明之規範，經教育部採購稽核小組糾正在案。
柒、如何提出採購並填採購申請單
一、採購系統-本校會計系統與採購系統已正式整合，申請單位可自行預算控制、計劃管理，能查詢購案執行狀況及採購案各項處理步驟說明。使學校各單位在申請採購案及經費控管，將更可事半功倍更有效率。
二、採購管理系統-請購作業
首先由使用單位上<會計系統>-網路請購作業，填具「採購申請單」併同規格書，會採購組、保管組（水電安全性評估加會營繕組、事務性財物加會環安中心做綠色採購認定）、會計室審查，並經校長或其授權人員核准後，交由採購組依相關規定續辦。本組網頁(http://my.nthu.edu.tw/%7Epurchase/)中分列申請表格、採購管理系統-請購及查詢作業專區、10-100萬及100萬以上等欄位提供相關訊息供同仁參考使用。
三、各單位請購作業分2個途徑：
(一)預算管理者à有權限者,在<會計系統>直接請購並填寫採購單基本資料—>存入並列印後, 由申請人簽章, 再依流程跑案。
(二)非預管者無權至會計系統作業人員(教職員或學生皆可)à請至本校校務資訊系統依各人之帳號密碼登入à點選校內其它系統中的採購組採購系統—可預作採購申請單à製作範本後可轉寄給預算管理者並由其在<會計系統>作預算請購並引用此範本後存入。可選擇由預管者列印或由請購人員在校務資訊系統內看到己在會計系統請購成功之<請購單編號>點選列印並簽章後跑案。
四、<採購系統>之功能有：
有關採購管理系統-請購作業，申請單位可自行預算控制、計劃管理，能查詢購案執行狀況及採購案各項處理步驟說明。預計97年3月再辦理兩梯次教育訓練，每梯次3小時，共計6小時之訓練課程，讓申請單位熟悉採購管理系統-請購作業事宜。
五、採購案件請儘早提出請購
各單位提出財物及勞務採購案採購請購，採購申請單需會送採購組、保管組、會計室、總務長審查，並經校長或其授權人員核准後，採購申請單務必送回採購組，由採購組辦理依相關規定辦理上網公告、等標截標、開標、決標、簽約、履約、交貨、驗收及核銷等程序，必須有足夠之採購及作業執行時間，否則恐將無法如期完成採購案件，故請使用單位應及早提出採購案之請購。
六、等標期限
(一)採購金額100萬以上第一次至少等標期14日、查核金額21日。
(二)採購金額10至100萬第一次等標期5至7日。
捌、招標方式或決標方式
一、招標方式以採購金額來區分，招標方式有:
(一)公告金額(100萬)採購，有公開上網公告案稱為公開招標。
(二)未達公告金額(10-100萬)採購，有公開上網公告案稱為公開取得廠商報價或企劃書。
(三)採購方式選擇不公告或限制規格之招標方式稱為限制性招標或選擇性招標。
二、決標方式有最低標、複數決標、最有利標、準用最有利標、取最有利標精神。
三、採購金額100萬(含)以上
(一)公開招標最低標決標
(二)限制性招標最低標決標
(三)公開招標最有利標決標—需報教育部核准
評選委員5至17人、校外委員需3分之1。
公開招標最有利標決標、又可分為兩種決標方式
--異質性採購最低標決標方式及異質性採購最有利標決標方式。
最有利標方式辦理程序:
1. 財物採購或勞務採購案件都可適用，申請單位需報教育部核准，送採購申請單、規格書書等文件，俟採購案經核准後(可以報教育部核准及成立購案同時進行)，須依法成立工作小組，其相關單位分工方式為由申請單位及採購組共同擬定招標文件草案。
2. 第一階段由申請單位遴選委員成立採購評選委員會，召開第一次評選會議，訂定或審定招標文件之評選項目、評審標準、評定方式及其他依法應規定之項目。
3. 第二階段為，俟申請單位完成第一次採購評選委員會議結論後，由採購組依其結論辦理招標作業等相關事宜，即由採購組辦理招標暨開標程序。
4. 第三階段為工作小組就投標廠商企劃書資料擬具初審意見後，由採購組召開第二次採購評選會議並辦理決標訂約等程序。公開招標最有利標第一次招標達三家才可開標決標，第二次招標不受三家限制。
(四)限制性招標準用最有利標決標—依採購法22條第一項第九款招標採公開評選方式辦理，評選委員5至17人、校外委員需3分之1。
限制性招標準用最有利標方式辦理程序:
1.勞務採購案件才適用，申請單位送採購申請單、規格書書等文件，俟採購案經核准後，須依法成立工作小組，其相關單位分工方式為由申請單位及採購組共同擬定招標文件草案。
2.第一階段由申請單位遴選委員成立採購評選委員會，召開第一次評選會議，訂定或審定招標文件之評選項目、評審標準、評定方式及其他依法應規定之項目。
3.第二階段為，俟申請單位完成第一次採購評選委員會議結論後，由採購組依其結論辦理招標作業等相關事宜，即由採購組辦理招標暨開標程序。
4.第三階段為工作小組就投標廠商企劃書資料擬具初審意見後，由採購組召開第二次採購評選會議並辦理決標訂約等程序。限制性招標準用最有利標決標第一次招標不受三家限制。
四、採購金額10萬以上至100萬
(一)公開取得廠商報價最低標決標
為執行中央規定電子領標率達百分之95規定，95年1月起採購金額10萬以上至100萬採購申請案經校長核准後，再回採購組公告並作電子領標作業，截至目前本校採購電子領標達成率已達百分之百。因採購案都經校長核准後，再由採購組公告，故目前購案第1次公告未達3家廠商報價，採購組將依中央機關未達公告金額採購招標辦法第3條規定，改採限制性招標開標，以節省採購時程，提高本校之執行率。
(二)公開取得廠商報價或企劃書取最有利標精神決標
----組校內評審小組3至5人，一般多用於勞務採購。
(三)限制性招標最低標決標
五、何謂限制性招標:
(一)所謂限制性招標就是限制很多的招標方式。
(二)符合採購法22條以限制性招標方式辦理者，應由使用單位，簽奉校長或其授權人員核准後，由採購組依相關規定辦理。
(三)限制性招標有兩種，一種是不經公開程序直接找廠商議價，另一種就是公開徵求或公開評選方式辦理。
(四)本校常用限制性招標條款
本校各單位較常用採購法22條之款項舉例說明如下：
1.依採購法22條第一項第一款規定: 採購案符合以公開招標公告程序辦理結果，無廠商投標或無合格標，且以原定招標內容及條件未經重大改變者。申請單位需填限制性招標理由書至採購組辦理。
2.依採購法22條第一項第二款規定:採購案符合屬專屬權利、獨家製造或供應、藝術品、秘密諮詢，無其他合適之替代標的者。所稱專屬權利，指已立法保護之智慧財產權。但不包括商標專用權。申請單位除附採購申請單、規格書及限制性招標理由書並敘明無其他合適之替代標的之理由，尚需附專屬權利、獨家製造或供應之證明。
3.依採購法22條第一項第三款規定遇有不可預見之緊急事故，致無法以公開或選擇性招標程序適時辦理，且確有必要者。申請單位除附採購申請單、規格書及限制性招標理由書敘明遇有不可預見之緊急事故，以致無法以公開程序辦理之原因或理由。
4.依採購法22條第一項第四款規定:原有採購之後續維修、零配件供應、更換或擴充，因相容或互通性之需要，必須向原供應廠商採購者。申請單位除附採購申請單、規格書及限制性招標理由書外，尚需附原有採購之維修(例如合約書)、財產證明影本等資料。
5.依採購法22條第一項第五款規定:屬原型或首次製造、供應之標的，以研究發展、實驗或開發性質辦理者。 所稱供應之標的，包括工程、財物或勞務；所稱以研究發展、實驗或開發性質辦理者，指以契約要求廠商進行研究發展、實驗或開發，以獲得原型或首次製造、供應之標的，並得包括測試品質或功能所為之限量生產或供應。但不包括商業目的或回收研究發展、實驗或開發成本所為之大量生產或供應。 申請單位除附採購申請單、規格書及限制性招標理由書外，尚需附以契約要求廠商進行研究發展、實驗或開發之契約書等資料。
6.依採購法22條第一項第七款規定:原有採購之後續擴充，且已於原招標公告及招標文件敘明擴充之期間、金額或數量者。
(五)限制性招標需要公開徵求評選
1.採購法22條第一項第九款委託專業服務、技術服務或資訊服務，經公開客觀評選為優勝者。
2.依採購法22條第一項第二款、第四款或第五款招標，有必要亦可採限制招標性公告徵求方式辦理。
玖、訂底價
一、依政府採購法施行細則第五十二條機關訂定底價，得基於技術、品質、功能、履約地、商業條款、評分或使用效益等差異，訂定不同之底價。底價之製訂，不能單憑主觀印象和以往的底價或決標紀錄，否則既不客觀也不合理。底價定得太低，會造成廠商報價偏高廢標。
(一)底價定得太高，則浪費錢財。
(二)本校目前訂定底價，是請申請單位建議一個合理底價，並參考如下述資料：
1.報載行情。 2.市場調查資料。
3.著名工廠廠價。 4.同業公會牌價。
5.過去採購紀錄。參考過去採購案例者，該案例價格之合理性及不同履約時間、環境及條件所可能造成之價格差異。
6.自其他機構調查採購價格。
取得估算底價所須資料後，應經過分析研究，然後參酌採購案的各項條件，加計各項必需費用、利息、稅捐、利潤等計算出價格，經本校授權之議價主持人核定。
二、請申請單位建議合理底價:
案例:
某機關採購網路專業技術援服務標案，第一次招標時有公告預算，為3,600,000元，但底價是2,475,000元，開標時得標廠商第三次減價同意以底價承作決標。但決標隔日得標廠商即行文放棄簽約，理由說明如底價太低、超過公司能承接之營運成本等。在不浪費公帑的原則下，該機關以預算之68折當底價，基於理由是前一年該同樣採購案決標價2,475,000元。該採購標案經第三次招標並經申請單位提高底價至3,350,000元後才決標。未何會以預算之68折當底價，是該單位未注意到該新標案服務項目標及數量有增加，故申請單位建議合理底價很重要。
拾、驗收核銷注意事項:
依本校制定之工程、財物、勞務採購實施要點規定，勞務採購及圖書採購，由採購組辦理採購之開標、比價、議價、決標之採購程序，在完成招標訂約後，其履約管理、驗收及核銷等事宜由使用單位依相關規定辦理。
一、財物採購10萬至100萬以下，廠商交貨並安裝並經申請單位測試完成後，通知採購組辦理核銷程序，本組會製作採購驗收紀錄，請申請單位填寫，如填妥履約日期及蓋章或簽名，請注意驗收紀錄下方主驗及會驗不要同一人，依本校制定之工程、財物、勞務採購實施要點規定，主驗是申請單位主管。並請至校務資訊系統登錄財產增加單後，列印1式2份，並於使用人及使用單位主管處簽章，再送回採購組辦理核銷。
二、財物採購100萬以上，廠商交貨並安裝經申請單位測試完成後，通知採購組辦理驗收程序，本組會安排會驗，請申請單位先至校務資訊系統登錄財產增加單後，列印1式2份，並於使用人及使用單位主管處簽章，再送回採購組，採購組再安排會驗日期，會同有關單位、保管組、會計室驗收後，辦理核銷。
附、清華大學採購流程時間資料
壹、公告金額以上採購
（一）財物及勞務金額100萬以上公開招標最低標決標之採購案
---採購流程時間約需27日
1、購案經校長核准後送交採購組→採購組製作招標資料，確認開標時間及上招標簽等(5日)→會申請單位及會計室(5日--會計室要求會簽時間需給3日)→總務長核准後，上網公告刊登採購公報及電子領標（依法規定2日）→等標期（依法規第一次14日.查核金額21日） →有3家投標，500萬以下由採購組組長主持開標，500萬以上由總務長主持開標(1日)。
2、購案若流標廢標或重新招標，採購所必需之時間另計 (第二次無廠商投標流標則可採限制性招標或直接外購)
3、用公開招標最低標決標第一次決標，購案執行約需27日。
4、所需日數是以工作日計算，購案執行約需時間以一次決標為准，若第二次公告或招標，採購所必需之時間另計。
（二）財物及勞務金額100萬以上公開招標最有利標決標之採購案
---採購流程時間約需59日
1、購案經校長核准及申請單位函報教育部核可後送交採購組→申請單位成立採購評選委員會，尋找及確認評選委員(約10日)→申請單位召開第一次「採購評選委員會」訂定或審定招標文件之評選項目、評審標準及評定方式其他依法應規定之項目（14日）→採購組依其結論作招標作業等相關事宜審查及標單製作.上招標簽(5日) →會申請單位及會計室(5日)→上網公告刊登採購公報及電子領標（2日）→等標期（14日.查核金額21日）→開資格標（1日）→「申請單位」就受評廠商資料擬具初審意見，供「採購評選委員會」委員評選參考（7日）評選會議暨開標及決標簽約（1日）
2、購案若流標、廢標或重新招標，採購所必需之時間另計。
3、所需日數是以工作日計算，購案執行約需時間以一次決標為準，若第二次公告或招標，採購所必需之時間另計。以最有利標決標總計購案執行約需59日。
(三)勞務金額100萬以上限制性招標準用最有利標決標之採購案 ---採購流程時間約需59日
1、購案經校長核准送交採購組及申請單位成立採購評選委員會，尋找及確認評選委員(約10日) →申請單位召開第一次「採購評選委員會」訂定或審定招標文件之評選項目、評審標準及評定方式其他依法應規定之項目（14日）→採購組依其結論作招標作業等相關事宜審查及標單製作.上招標簽(5日) →會申請單位及會計室(5日)→上網公告刊登採購公報及電子領標（2日）→等標期（14日.查核金額21日）→開資格標（1日）→「申請單位」就受評廠商資料擬具初審意見，供「採購評選委員會」委員評選參考（7日）評選會議暨開標及決標簽約（1日）
2、購案若流標、廢標或重新招標，採購所必需之時間另計。
3、所需日數是以工作日計算，限制性招標準用最有利標決標採購案，以最有利標決標總計購案執行約需59日。
(四)購案若符合採購法第22條,可採限制性招標(議價)
—採購流程時間約需13日
購案經校長核准後送交採購組→會審及陳核.附限制性所需文件如專屬權利、獨家製造或供應證明.原有採購之維修、請附財產卡等資料及限制性理由書等（7日）→安排議比價時間（5日）→由採購組長主持議比價及簽約(1日)
貳、財物採購金額10萬到100萬以下之採購案
(一)10-100萬公開取得報價單或企劃書
---採購流程時間約需13日
1、購案經校長核准後送交採購組→審查.製作招標須知及標單等.(5日)→上網公告及電子領標（2日）→等標期（第1次等標期5天3家廠商報價）→由採購組長主持議比價及簽約(1日)
2、所需日數是以工作日計算，10-100萬公開取得報價單或企劃書購案執行約需13日。
*開標時由使用單位在報價單附註「規格符合」或「規格不符合」並說明理，由申請單位自行驗收，採購組核銷
(二)購案若符合採購法第22條,可採限制性招標(議價)
—採購流程時間約需13日
購案經校長核准後送交採購組→會審及陳核.附限制性所需文件如專屬權利、獨家製造或供應證明.原有採購之維修、請附財產卡等資料及限制性理由書等（7日）→安排議比價時間（5日）由採購組長主持議比價及簽約(1日)
參、勞務採購金額10萬到100萬以下之採購案
(一)用公開取得報價單或企劃書.取最低標決標
---採購流程時間約需13日
1、購案經校長核准後送交採購組→審查.製作招標須知及標單等.(5日)→上網公告及電子領標（2日）→等標期（第1次等標期5天3家廠商報價）→由採購組長主持議比價及簽約(1日)
2、所需日數是以工作日計算，公開取得報價單或企劃書購案執行約需13日。
*開標時由使用單位在報價單附註「規格符合」或「規格不符合」並說明理，由申請單位自行驗收核銷
(二)用公開取得報價單或企劃書，取最有利標精神決標
---採購流程時間約需31日
購案經校長核准後送交採購組→審查.製作招標須知及標單等.(5日)→上網公告及電子領標（2日）→等標期（合理期限14日）→申請單位成立採購評審小組審查(申請單位自行決定約7日) →採購組安排議比價（2日）→由採購組長主持議比價及簽約(1日)
肆、採購1元至10萬之外購案
--採購流程時間約需3日
網路下載採購申請表及規格書（採購組網業中）→表格填寫簽章→系所主管簽章→會辦採購組核示→ 會辦會計室有無經費→回採購組辦理→採購組辦理免稅.開狀.報關保險或提貨等事宜
伍、10萬以上集中採購電子訂購業務
--採購流程時間約需9日
採購案交採購組→會審及陳核（7日）→回採購組電子訂購(2日)
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